Como fazer eventos corporativos: 4 passos infalíveis e fáceis de se aplicar

por: Henrique Pereira 22|06|2018

Organizar um evento corporativo não é nada fácil e muitas vezes se torna uma tarefa estressante e complicada. Separamos 4 passos para te orientar e fazer dessa tarefa algo fácil e divertido.

Devido ao crescimento rápido da economia brasileira nos últimos anos, empresas estão usando de todos os recursos disponíveis para conquistar aquele “diferencial” e se destacar no seu ramo de atividade. Independentemente deste ramo, qualquer empresa pode conseguir benefícios através da organização de um evento corporativo, seja ele para fins de networking, treinamento, lançamento de produtos, comemorações de datas festivas, entre várias outras.Se você é o responsável pela organização do evento da sua empresa e tem dúvidas por onde começar, siga algumas dicas básicas que com certeza te ajudarão no sucesso do seu evento:

Defina o seu público?

Talvez esse seja o fator mais importante para o início do seu planejamento. Os eventos corporativos podem ir dos mais simples aos mais sofisticados, dos menores aos mega eventos. Então, é importante definir o número de pessoas que estarão presentes para que você não cometa excessos ou escassez. Lembrando que o número de convidados raramente é igual ao número de pessoas presentes.

Tente sempre que possível confirmar a presença de seus convidados. Outro fator importante é definir o seu público alvo. Isso vai determinar que tipos de comida, bebida, decoração do seu evento etc. Em outras palavras, se for um evento de gala, procure usar copos de vidro ou cristal ao invés de descartáveis, cadeiras de ferro ao invés de cadeiras plásticas, etc.

Quanto posso gastar no meu evento corporativo?

É muito importante definir no começo do seu planejamento o seu orçamento. Com isso você poderá tomar decisões de onde fará seu evento, contratação de buffet, decoração, etc. Uma opção interessante para aumentar o seu orçamento é a busca de parceiros.

Por exemplo, fornecedores podem se interessar em ajudar nos custos de locação de utensílios ou talheres se puderem apresentar seus produtos em caso de um evento para captação de novos clientes ou lançamento de novos produtos.

O que vou precisar?

Abaixo tenho uma lista básica de itens para um evento. Muitos desses itens podem ser locados, o que diminui bastante o custo. Lembrando que você pode necessitar de outros itens que não estão aqui, mas já é um bom começo:

Equipamentos, moveis, utensílios:

  • Aluguel de Talheres: colheres, garfos, facas e utensílios para servir como conchas, pegadores, etc.
  • Pratos, saladeiras, bandejas, réchauds (para manter alimentos aquecidos)
  • Cadeiras de ferro, madeira, PVC assim como mesas e forros para as mesmas
    • Guardanapos em papel ou tecido, sousplat
  • Arranjos para adornar mesas ou outros móveis
  • Copos, taças, xicaras, jarras, garrafas térmicas, baldes de gelo, travessas
  • Brinquedos recreativos como cama elástica, pula-pula (em caso de evento de confraternização)
  • Púlpito para palestrante
  • Aparelhagem de áudio e vídeo (microfone, caixas de som, projetores, iluminação, etc)

 Comidas e bebidas:

  • 200 gramas de carne por convidado
  • 200 gramas de guarnição (arroz, batata, cremes, feijão, legumes) ou massa
  • 10 a 15 salgados em caso de coquetel
  • 1 litro de bebida destilada para cada 8 a 12 pessoas ou 1 garrafa de vinho para cada 2 pessoas
  • 1 litro de refrigerante ou suco para cada 2 pessoas
  • 1 litro de agua para cada 5 pessoas

Onde devo fazer meu evento?

Muitas empresas já possuem infra estrutura para fazer seus eventos em seus próprios estabelecimentos. Quando isso não é possível, o importante e tentar contatar salões de festas ou casa de eventos o mais cedo possível para melhorar suas chances de ter sua data e disponível. Somente depois de confirmada a data, convide os participantes do seu evento.

Conclusão

Esses são os passos básicos para obter sucesso no seu evento corporativo. Começar a sua preparação cedo é uma das maneiras mais fáceis de fazer um evento que corresponda a expectativa de seus clientes, fornecedores e, porque não, da sua diretoria?

Boa sorte!


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