Organizar um evento corporativo não é nada fácil e muitas vezes se torna uma tarefa estressante e complicada. Separamos 4 passos para te orientar e fazer dessa tarefa algo fácil e divertido.
Devido ao crescimento rápido da economia brasileira nos últimos anos, empresas estão usando de todos os recursos disponíveis para conquistar aquele “diferencial” e se destacar no seu ramo de atividade. Independentemente deste ramo, qualquer empresa pode conseguir benefícios através da organização de um evento corporativo, seja ele para fins de networking, treinamento, lançamento de produtos, comemorações de datas festivas, entre várias outras. Se você é o responsável pela organização do evento da sua empresa e tem dúvidas por onde começar, siga algumas dicas básicas que com certeza te ajudarão no sucesso do seu evento:
Defina o seu público?
Talvez esse seja o fator mais importante para o início do seu planejamento. Os eventos corporativos podem ir dos mais simples aos mais sofisticados, dos menores aos mega eventos. Ent?o, ? importante definir o número de pessoas que estar?o presentes para que voc? n?o cometa excessos ou escassez. Lembrando que o n?mero de convidados raramente ? igual ao n?mero de pessoas presentes.
Tente sempre que poss?vel confirmar a presen?a de seus convidados. Outro fator importante ? definir o seu p?blico alvo. Isso vai determinar que tipos de comida, bebida, decora??o do seu evento etc. Em outras palavras, se for um evento de gala, procure usar copos de vidro ou cristal ao inv?s de descart?veis, cadeiras de ferro ao inv?s de cadeiras pl?sticas, etc.
Quanto posso gastar no meu evento corporativo?
? muito importante definir no come?o do seu planejamento o seu or?amento. Com isso voc? poder? tomar decis?es de onde far? seu evento, contrata??o de buffet, decora??o, etc. Uma op??o interessante para aumentar o seu or?amento ? a busca de parceiros.
Por exemplo, fornecedores podem se interessar em ajudar nos custos de locação de utensílios ou talheres se puderem apresentar seus produtos em caso de um evento para captação de novos clientes ou lançamento de novos produtos.
O que vou precisar?
Abaixo tenho uma lista básica de itens para um evento. Muitos desses itens podem ser locados, o que diminui bastante o custo. Lembrando que você pode necessitar de outros itens que não estão aqui, mas já é um bom começo:
Equipamentos, moveis, utensílios:
- Aluguel de Talheres: colheres, garfos, facas e utensílios para servir como conchas, pegadores, etc.
- Pratos, saladeiras, bandejas, rechauds (para manter alimentos aquecidos)
- Cadeiras de ferro, madeira, PVC assim como mesas e forros para as mesmas
- Guardanapos em papel ou tecido, sousplat
- Arranjos para adornar mesas ou outros móveis
- Copos, taças, xicaras, jarras, garrafas térmicas, baldes de gelo, travessas
- Brinquedos recreativos como cama elástica, pula-pula (em caso de evento de confraternização)
- Pálpito para palestrante
- Aparelhagem de áudio e vídeo (microfone, caixas de som, projetores, iluminação, etc)
Comidas e bebidas:
- 200 gramas de carne por convidado
- 200 gramas de guarnição (arroz, batata, cremes, feijão, legumes) ou massa
- 10 a 15 salgados em caso de coquetel
- 1 litro de bebida destilada para cada 8 a 12 pessoas ou 1 garrafa de vinho para cada 2 pessoas
- 1 litro de refrigerante ou suco para cada 2 pessoas
- 1 litro de agua para cada 5 pessoas
Onde devo fazer meu evento?
Muitas empresas já possuem infra estrutura para fazer seus eventos em seus próprios estabelecimentos. Quando isso não é possível, o importante e tentar contatar salões de festas ou casa de eventos o mais cedo possível para melhorar suas chances de ter sua data e disponível. Somente depois de confirmada a data, convide os participantes do seu evento.
Conclusão
Esses são os passos básicos para obter sucesso no seu evento corporativo. Começar a sua preparação cedo é uma das maneiras mais fáceis de fazer um evento que corresponda a expectativa de seus clientes, fornecedores e, porque não, da sua diretoria?
Boa sorte!
